Como fazer um projeto para uma empresa

Para fazer um projeto para uma empresa é preciso ter informações suficientes sobre o objetivo e a necessidade de cada cliente e implementar ações sequenciadas.

Neste artigo vou te apresentar um guia completo para você conseguir elaborar esse documento de maneira estratégica e rápida. Confira:

Colete informações detalhadas

O primeiro passo para elaborar um projeto passo a passo é conseguir o máximo de informações possíveis a respeito do que irá compor o documento, já que existem diversos modelos presentes no mercado que são estruturados levando em conta a necessidade de cada empresa. 

A quantidade de dados irá partir da própria empresa, mas você pode utilizar um padrão de planejamento inicial pedindo o preenchimento de um formulário básico contendo os seguintes tópicos:

Informações gerais

Preencher com nome da empresa, razão social, endereço completo, telefone com DDD, e-mail, data de fundação, formato jurídico, Código Nacional de Atividades Econômicas (CNAE), CNPJ, CPF, alíquota de imposto e ano de início de operação.

Informações específicas

Nome do projeto, modelo ou tipo, objetivo geral, objetivos específicos, justificativa, organização estrutural, cartela de clientes, programa, área de execução e funções, descrição detalhada, escopo, restrições e premissas. 

Toda essa estrutura irá permitir um controle melhor dos tipos de projetos internos que estão em andamento na empresa e quais os setores responsáveis pela execução de cada um deles, além de possibilitar o acompanhamento das estimativas de prazos e quais os percentuais de desenvolvimento de cada uma delas. 

Faça uma descrição detalhada da composição da estrutura

Em todo tipo de projeto existem estruturas macro e micro e é preciso ter cuidado para inserir cada atividade dentro do grupo adequado, para que o dono da empresa consiga visualizar o desempenho do setor, dos funcionários e de cada tarefa individualmente.

Portanto, é fundamental elaborar uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP) que permita que todo o fluxo estabelecido continue sendo seguido independente de mudanças futuras, sejam elas empresariais de setores, funcionários e procedimentos. Esse documento precisa ter um foco voltado para a entrega da meta pré-definida, utilizando os caminhos descritos.

Entenda o operacional e financeiro da empresa

Ainda que você tenha diversos exemplos de projetos para empresa que podem ser seguidos, muitas vezes nenhum deles vai se adequar a realidade de um local especificamente. 

Isso ocorre porque o fluxo operacional e realidade financeira varia muito de cliente para cliente, ainda que a área de atuação e objetivos sejam parecidos e esses dois aspectos precisam ser colocados na balança na hora de montar um documento instrutivo como esse.

Por isso, é de sua responsabilidade fazer uma análise personalizada de cada negócio.

Defina uma metodologia a ser seguida

A definição de uma metodologia é essencial para que ocorra a sistematização adequada de todos os objetivos, da conscientização da equipe, do desenvolvimento de melhorias e da capacitação dos funcionários. 

Dentro das possibilidades existentes no mercado, seja para elaborar um projeto simples ou complexo, os 10 principais são:

• Metodologia de Gerenciamento de Projetos (MPMM);
• Six Sigma;
• Caminho crítico;
• Projeto em Ambiente Controlado (PRINCE 2);
• Conjunto de conhecimento e gerenciamento em projetos (PMBOK);
• Modelo Canvas;
• Scrum;
• Methodware;
• Waterfall;
• Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos (ZOOP).

Coloque na ponta do lápis os custos envolvidos

O projeto de uma empresa pronto sempre deve ser mais barato do que um documento completamente personalizado, então, se você tem um portfólio com diversos modelos padronizados para alterar apenas as especificações do cliente, o valor cobrado deve ser muito mais em conta do que um projeto que exige de você uma estratégia e produção completamente do zero. 

Falando na parte financeira e pensando em deixar os clientes ainda mais satisfeitos, você pode incluir um tópico para controle dos custos internos da execução de cada projeto. 

Esses dados podem ser disponibilizados e vinculados de acordo com os tópicos principais e com as atividades diárias menores. 

Faça um cronograma de execução com prazos a serem seguidos

De nada adianta elaborar um projeto sem definir prazos de entrega, independente do objetivo principal da empresa. 

Portanto, converse com o contratante e veja de que forma ele pretende fazer a cobrança dos resultados e quais as consequências para o descumprimento. 

O cronograma do documento deve ser feito separadamente, para permitir que seja destacado do resto do projeto e disponibilizado nos diversos setores da empresa. 

Para acompanhar esse cronograma, você pode sugerir reuniões periódicas e incluir modelos de atas como anexo.

É fundamental que cada atividade, por menor que seja, esteja atribuída a uma função específica do empreendimento, para garantir que o cronograma seja seguido de forma justa e dinâmica.

Descreva tudo de forma clara

Para elaborar o projeto de uma empresa de forma simples e eficaz é importante que utilize uma linguagem clara, evitando a utilização de palavras difíceis. 

Foque também em estruturar os tópicos e execuções de maneira que todos os cargos da empresa tenham facilidade de interpretar. 

Deixe exemplos reais para ilustrar melhor cada situação e escreva de forma detalhada cada etapa do processo, com implicações, metas e prazos ao final de cada uma delas. 

Promova simulações para validar a eficácia

Muitas empresas que trabalham com esse tipo de elaboração, só pensam em executar, entregar e receber, mas você pode vender um diferencial bem convidativo, que é a realização de uma simulação para comprovação de otimização dos processos e aumento da visão e controle por parte do empresário. 

Nessa proposta você pode fazer o projeto com todas as especificações exigidas pelo contratante e após finalizar, disponibilizar alguns critérios avaliativos e instrutivos de forma gratuita por duas semanas. 

O ideal é que esses critérios sejam disponibilizados verbalmente e de formas isoladas, para que o cliente não consiga seguir sozinho por muito tempo apenas com esses demonstrativos, beleza?

Mensure os resultados

Por mais que seja disponibilizado um campo para acompanhamento dos resultados obtidos, é super importante que você participe da primeira análise efetiva dos dados mensais. 

Isso irá permitir que você tenha dados para apresentar ao próximo cliente, além de ser um excelente aspecto para que consiga corrigir possíveis erros, aperfeiçoando cada vez mais as suas apresentações e propostas futuras. 

Leia também: Como fazer um plano de negócios passo a passo

Comece a lucrar com esse documento tão importante!

Agora que você já sabe como fazer um projeto para uma empresa, basta conhecer mais os seus clientes, encontrar similaridades nas solicitações e ir estruturando modelos padrões para facilitar a escala dos seus atendimentos. 

Espero que o artigo tenha te ajudado e que você consiga atender as necessidades individuais de cada negócio aí na sua cidade. 

Estou torcendo para tudo dar certo!

Abraços!